Срок хранения банковских документов в организации

Предназначение банковских выписок и платежных поручений

Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.

Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.

Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.

Хранения кассовых документов в организации 2019: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

  1. банковские выписки;
  2. платежные поручения;
  3. банковские ордера;
  4. банковские извещения;
  5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Наименование документаСрокПункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно 351
Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно 351
Месячная бухгалтерская отчетность 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно 351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним Постоянно 353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности 5 лет 354
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:1) годовые2) полугодовые, квартальные Постоянно5 лет 357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет 360
Регистры бухгалтерского учета 5 лет — при условии проведения проверки 361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) 5 лет — при условии проведения проверки 362
Счета-фактур, декларации, расчеты 4 года 368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет после замены новыми 380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет 387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях 5 лет 410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) 5 лет — при условии проведения проверки 427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно 427 , 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества Постоянно 459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) 5 лет — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц 5 лет 459
Документы по личному составу, созданные до 2003 года  К таким документам относятся:

  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Не менее 75 лет со дня создания

УТВЕРЖДАЮПервый заместитель ПредседателяЦентрального банкаРоссийской ФедерацииА.В.Войлуков

Срок хранения банковских документов в организации

23 июня 1994 года N 97

Предлагаем ознакомиться  Приказ условиями труда для трудоустройства инвалидов

(с изменениями на 25 июня 1998 года)

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: письмом Банка России от 28 мая 1996 года N 284; указанием Банка России от 25 июня 1998 года N 263-У. ____________________________________________________________________

Настоящий Перечень составлен в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552.

Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов (в том числе секретных и для служебного пользования), образующихся в процессе деятельности Центрального банка Российской Федерации, его учреждений и организаций.

Срок хранения банковских документов в организации

Перечень служит основным пособием при составлении номенклатур и формировании дел в текущем делопроизводстве, им руководствуются Центральная экспертная комиссия Банка России и экспертные комиссии главных управлений и национальных банков Центрального банка Российской Федерации.

Перечень простроен по функционально-отраслевому принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности Банка России и его организаций.

Сроки хранения документов в настоящем Перечне дифференцированы по трем графам, в зависимости от уровня управления в системе Центрального банка Российской Федерации и комплектования государственных архивов.

В первой графе указаны сроки хранения документов центрального аппарата Банка России, во второй — главных управлений и национальных банков Банка России, его организаций, а также расчетно-кассовых центров, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в третьей — организаций, не передающих документы на государственное хранение.

Центральное операционное управление, Операционное управление, Республиканское объединение инкассации, Главный центр информатизации, Межрегиональный центр информатизации, редакция журнала «Деньги и кредит», Московская банковская школа, НИИ банков при определении сроков хранения документов должны руководствоваться графой 2. Другие организации, не передающие документы на государственное хранение, руководствуются графой 3.

Предлагаем ознакомиться  Должен ли водитель не соприкасающийся с продукцией иметь медицинскую книжку

В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел и на титульных листах дел проставляется срок хранения.

Документы, срок хранения которых определен в Перечне как «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

При необходимости, по решению экспертных комиссий сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

Изменение сроков хранения всех категорий документов, предусмотренных Перечнем, а также установление сроков хранения видам документов, выявленным или образовавшимся после издания настоящего Перечня, проводится в соответствии с решением Центральной экспертной комиссии Центрального банка Российской Федерации по согласованию с Государственной архивной службой России.

Срок хранения банковских документов в организации

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 году, начинается с 1 января 1987 года.

Отметка «ЦЭК» (Центральная экспертная комиссия Банка России) или «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия государственного архива), проставленная в Перечне, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое и практическое значение, и по истечении срока хранения эти материалы должны просматриваться соответствующей комиссией.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов не допустимы.

Инструктаж по применению настоящего Перечня и контроль осуществляется Канцелярией Административного департамента Банка России. Внесение дополнений и изменений в настоящий Перечень осуществляет Центральная экспертная комиссия Банка России по согласованию с ЦЭПК Государственной архивной службы России на основании предложений структурных подразделений и организаций Центрального банка Российской Федерации.

Настоящий Перечень не предназначен для применения в системе Внешэкономбанка, Внешторгбанка России, Сбербанка России, в коммерческих банках.

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Предлагаем ознакомиться  Как поменять Айфон по гарантии на новый или вернуть деньги

Налоговые сроки

Срок хранения банковских документов в организации

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2019 году

По вопросу, как долго организация должна хранить БВ, существует несколько мнений:

  • одни эксперты заявляют, что выписки следует хранить 5 лет;

  • другие полагают, что достаточно сохранять их 4 года;

  • наконец, третьи уверены, что их вообще не нужно хранить, а при необходимости эту документацию можно запросить в банке.

Такое разночтение объясняется тем, что в российских нормативных актах про срок хранения банковских выписок нигде однозначно не говорится, а имеющиеся правовые документы юристы, бухгалтеры, чиновники и судьи толкуют по-своему.

Эксперты, считающие, что БВ надо хранить не менее пяти лет, свою позицию подкрепляют приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010, в котором содержатся сроки хранения различной, в том числе, бухгалтерской документации. В соответствии с п.362 (раздел 4.1), первичные учетные документы, а также приложения к ним, доказывающие факт совершения какой-либо операции, следует сохранять 5 лет.

Точка зрения, что четырех лет достаточно для хранения БВ, основана на ст.23 Налогового кодекса РФ. В п.1 данной статьи (пп.8) говорится, что в течение этого срока налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, подтверждающих его суммы его доходов и расходов.

Мнение специалистов, уверенных, что БВ можно не хранить вовсе, согласуется с позицией Верховного Суда России. В Определении ВС РФ № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015 от 30.01.2017 установлено, что по смыслу закона о бухучете № 402-ФЗ банковские выписки не относятся к первичной документации, и на организацию не возлагается обязанность по их хранению.

В настоящее время отдельные сроки хранения документов для кредитных организаций не определены, хотя в 2017 году Центробанк совместно с Федеральным архивным агентством разработали текст проекта соответствующего приказа. Но Минюст его отклонил. Сейчас банки хранят платежные поручения (в электронном виде) по общему правилу – не менее пяти лет.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения банковских выписок (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

(«Официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», 2013) «Официальный сайт ФНС России www.

1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

  1. для составления налоговой отчетности;
  2. подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.
  3. начисления и уплаты налога;

Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк. Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector