Принять склад без инвентаризации

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время: (нажмите для раскрытия)

  • на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
  • приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
  • на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

  • Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

  • наличие всех членов комиссии;
  • фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
  • к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
  • результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.
Принять склад без инвентаризации ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Принять склад без инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Порядок проведения инвентаризации склада

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

  • представители администрации организации;

  • работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

  • другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Инвентаризационная комиссия определяет:

  • наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

  • виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

  • состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Принять склад без инвентаризации

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

  • по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

  • по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

  • по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

  • по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

  • по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

  • по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Принять склад без инвентаризации

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта) (п. 3.15 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Предлагаем ознакомиться  Принуждение к увольнению: как избежать и что грозит за это начальнику

Комиссия проверяет фактическое наличие ТМЦ в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц. При этом делаются обязательный пересчет, перевешивание или перемеривание ТМЦ. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц (п. 3.17 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Тара проверяется по видам, целевому назначению и качественному состоянию (п. 3.26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

ТМЦ, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Они заносятся в отдельную ведомость (п. 3.18 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Если инвентаризация затянулась, с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера допустимо произвести отпуск ТМЦ материально-ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности также заносятся в отдельную опись (п. 3.19 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Кроме ТМЦ на складе, необходимо провести инвентаризацию:

  • ТМЦ, находящихся в пути;
  • отгруженных ТМЦ, не оплаченных в срок покупателями;
  • ТМЦ, находящихся на складах других организаций;
  • ТМЦ, переданных в переработку другим организациям.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

В этом случае инвентаризация состоит в проверке обоснованности числящихся сумм на счетах бухучета (п. 3.20 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49). Информация об указанных ценностях заносится в отдельные описи.

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции.  Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

  • раз в год перед сдачей годовой отчетности;
  • при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
  • при реорганизации предприятия;
  • при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
  • по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
  • по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Выявлены излишки имущества

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

  • при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

  • при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

  • при ликвидации или реорганизации организации.

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

  • или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

  • или отчетом независимого оценщика.

Проводка

Операция

Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Характер остатков

Периодичность

НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы Не раньше 1 октября отчетного года
Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия)

Этапы

Действия

Подготовительный ·         выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (форма ИНВ-22);

·         создание комиссии и выбор ее председателя;

·         задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники;

·         согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии;

·         прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.

Этап по счету ·         по факту считается наличие имущества проверяемого на складе;

·         занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)

Сличительный ·         сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами;

·         выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.

Заключительный ·         по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов;

·         выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказе Минфина РФ от 13.06.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.

Есть несколько случаев, когда инвентаризация склада проводится в обязательном порядке (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 N 34н):

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такая инвентаризация проводится в срок с 1 октября по 31 декабря;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • при стихийных бедствиях, пожарах и других ЧС;
  • при реорганизации или ликвидации организации.

При годовой инвентаризации, как правило, проверяется все имущество организации. А в остальных случаях проверяются отдельные объекты (например, при хищении со склада – имущество на этом складе).

Руководитель своим приказом назначает состав инвентаризационной комиссии (как минимум, три человека) и сроки проведения проверки. В комиссию можно включить любых работников организации. Это могут быть представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Материально ответственные лица должны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества, но в состав комиссии их включать не надо.

Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?

В состав комиссии включают следующие категории работников: (нажмите для раскрытия)

  • представители администрации организации;
  • бухгалтера;
  • экономисты;
  • работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
  • сотрудники внутреннего аудита;
  • материально-ответственные лица;
  • независимые аудиторы (аутсорсинг).

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

Предлагаем ознакомиться  Сколько лет завещание сохраняет силу

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка

Операция

Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 73 (76) — К 94

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Д 91 — К 94

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

  • или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

  • или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

  • или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Оформление результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации можно оформить следующие документы:

  • инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);
  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);
  • акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма N ИНВ-6);
  • сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

Какой бы способ вы не выбрали (проводить сверку вручную или автоматизировать
процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовали, главное
— добиться поставленных целей инвентаризации, а именно исключить неточности
в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить
достоверные данные, что в свою очередь поможет сократить необоснованные
издержки.

Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать
затратность автоматизации процесса. Поэтому рекомендуем учитывать следующие
критерии при организации процесса:

  • товарооборот компании;
  • количество и размеры складов;
  • количество сотрудников – кладовщиков;
  • бизнес-задачи.

Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить
необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также
обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для
принятия управленческих решений.

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму,  применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по форме ИНВ-26, где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции  контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха.

На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

Действия

Форма для заполнения

Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную форма ИНВ-3
Товар числится за складом, но находится в пути форма ИНВ-6
ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5
Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию Соответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16
Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах:  один  для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Как правильно организовать инвентаризацию в компании?

Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом
товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать
процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в
таблице 1.

Инвентаризация склада «вручную»‎

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета
специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад,
останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не
пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все
содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и
исправлять расхождения

Предлагаем ознакомиться  Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-22), 2020, 2019 - Документы делопроизводства предприятия - Образцы и бланки договоров || Приказ распоряжение постановление о проведении инвентаризации

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация — это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого
фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация
инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков
с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а
также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.

Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу
автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс
ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения
механических ошибок персонала.

Таблица 1 – Сравнение процесса ручной и автоматизированной
инвентаризации

Характеристика процесса Ручная инвентаризация Автоматизированная инвентаризация
Для кого подойдет Для компаний, где посчитать все товары на складе можно за ночь или
за выходные, когда склад не работает.
Для компаний, где есть места хранения производимых и продаваемых
товаров, и для собственников, которые хотят делать инвентаризацию
быстро, без ошибок и простоев в работе.
Влияние человеческого фактора Высокое. Есть риск возникновения ошибок в подсчете товаров,
искажение данных под необходимое количество при сверке с данными в
учетной системе в случае, когда по факту товаров больше.
Сведено к минимуму. По сути все считает и сводит ТСД,
интегрированный с учетной системой. Возможности человека повлиять на
процесс минимальны.
Зависимость от рабочего графика компании Высокая зависимость. Сложно спланировать время проведения, в случае
отсутствия праздничных или выходных дней, инвентаризация может
оттягиваться, а компания будет продолжать нести убытки.
Отсутствует. Инвентаризацию можно проводить в любое время без
простоя в производстве или торговле.
Возможные трудности Сложно рассчитать время, процесс может затянуться и занять больше
планируемого времени.
Если не фиксируются перемещения товаров, то возможны недостачи и
несоответствия.
Этапы процесса
  • Наведите порядок на складе: организуйте свободный доступ к
    товарам, выделите зоны подсчета по разным характеристикам
    товаров.
  • Подготовьте отчет по остаткам, исходя из информации в учетной
    системе.
  • Обеспечьте прекращение движения товаров на складе на время
    проведения инвентаризации.
  • Сформируйте группу ответственных за процесс сотрудников, минимум
    2 человека — первый считает товар, второй заполняет опись.
  • Сверьте полученные результаты с данными учетной системы,
    исправьте расхождения.
  • Создайте документ в учетной системе со списком номенклатуры и
    учетным количеством этой номенклатуры на складе.
  • Выгрузите список номенклатуры в ТСД.
  • С помощью ТСД соберите или пересчитайте фактическое количество
    товаров на складе.
  • Загрузите полученные данные из ТСД в учетную систему.
  • Система проанализирует результат сверки плана с фактом и
    исправит расхождения.

«Подводные камни»‎ автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения
оправдали себя

Поскольку автоматизация — это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы
вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не
допустить некоторые распространенные ошибки:

  1. Как лучше разместить товары на складе, чтобы ускорить процесс?
  2. Какой способ маркировки товаров выбрать?
  3. От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД?
  4. Как контролировать работу кладовщиков и максимально сократить ошибки и
    кражи?

Теперь рассмотрим каждый вопрос более подробно.

В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию
склада для его хранения:

  1. Информативное зонирование

    В таком случае сотрудник склада визуально определяет к какой зоне
    отнести товар и распределяет его. В учетной системе эта информация
    отображается информативно в карточке продукта, но учет выполнения этих
    требований не ведется.

  2. Адресное хранение

    При адресном учете на складе за каждым товаром закрепляется зона
    хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в
    этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда
    положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу,
    полке или даже одной ячейке).

Существует два наиболее распространенные технологии маркировки товаров:

  1. Технология штрихкодирования,

    которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код — это
    физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет.
    Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным
    необходимо его присваивать во время оприходования на склад.

  2. Технология RFID

    – это более инновационный способ идентификации объектов, где не
    требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет
    этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации
    за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для
    инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет
    автоматически искать объект на складе.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Какой же тип маркировки выбрать? Если рассматривать вопрос только в рамках
проведения инвентаризации, то советуем при выборе основываться на
сравнительной характеристике в таблице 2.

Таблица 2 – Сравнение технологий маркировки товаров

Характеристика технологии Штрих-код RFID
Скорость считывания информации Медленно Быстро
Идентификация движущихся объектов Сложно Легко
Необходимость прямой видимости метки Есть Нет
Одновременная идентификация нескольких объектов Невозможно Возможно
Стоимость Низкая Высокая
Расположение метки Любое Любое
Безопасность Низкая степень. Легко подделывается Высокая степень

ТСД — это портативные устройства, снабженные сканером штрих-кода для
считывания кодов товаров для их идентификации и учета.

В зависимости от задач и рисков, которые заложены в процесс, можно выбрать
один из принципов работы ТСД при проведении инвентаризации:

  1. «Исходя из данных учетной системы»‎
    • Выгружается на ТСД инвентаризационная ведомость и справочник
      номенклатуры.
    • Кладовщик считывает штрих-коды и на ТСД сразу же отображается
      фактический остаток и расхождение.

    Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо
    оценить причины его нехватки или избытка. Такой подход пойдет для тех,
    кто не сомневается в добросовестности сотрудников склада.

  2. «Исходя из фактических остатков товаров»‎
    • Кладовщик считывает метки с помощью ТСД.
    • Загружает данные в систему, где автоматически проводится сверка
      фактических данных с учетными, а затем анализируются причины нехватки
      или избытка товара.

    Таким образом, можно проконтролировать кладовщиков и обеспечить
    актуальность полученных данных, исключить искажение данных под
    требования системы.

Учитывая, что выбор ТСД широкий, рекомендуем обратить внимание на такие
характеристики при выборе своей модели:

  • Cпособ сбора данных: возможность сканирования штрих-кодов (как линейных,
    так и двухмерных) и радио-меток (RFID). Все будет зависеть от выбранной
    вами технологии маркировки товара.
  • Характеристики экрана. Какую информацию и в каком объеме вы хотите
    видеть на экране ТСД.
  • Объем памяти, сколько информации о товарных единицах может хранить
    терминал перед передачей в систему. Выбор будет зависеть от оборота
    товаров.
  • Уровень батареи, сколько времени автономной работы сможет выдержать
    терминал. Сколько смен кладовщиков есть на предприятии, сколько ТСД вы
    планируете закупить и не забудьте, что ТСД также будет использоваться
    ежедневно при приемке, отгрузке товаров и сборе заказов.
  • Способ связи с учетной системой (док-станция, bluetooth или wi-fi).
  • Ударопрочность, термостойкость и другие характеристики терминала,
    которые указывают на его восприятие к внешним факторам, что позволит вам
    определить как долго прослужит устройство. Ваш склад теплый или
    холодный, пыльный или стерильный, находится на открытом воздухе или в
    помещении, где плохая вентиляция — в каких условиях будет использоваться
    ТСД?
  • Цена и гарантия поставщика. Покупка терминала – это значительные
    вложения, где соотношение цена-качество прямо пропорционально, поэтому
    обращайте внимание на гарантию, которую дает поставщик, а также
    дополнительные условия установки, подключения и проверки
    работоспособности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

В комплексе все эти факторы определят, какой именно ТСД вы приобретете и
будете использовать, в том числе и для инвентаризации.

  1. Сокращаем ошибки
    ТСД закрепляем за каждым конкретным сотрудником склада (это можно сделать
    через штрих-код на бейдже или путем ввода пароля при запуске устройства).
    Таким образом, мы делаем именными все операции по инвентаризации или по
    другим перемещениям товаров. В случае выявления недостачи товаров,
    заведующий складом или собственник компании легко сможет найти
    ответственного, того, кто допустил ошибку.
  2. Сокращаем воровство или искажение данных
    Инвентаризацию проводим исходя из фактических товаров на складе: сначала
    кладовщик считывает метки со всех товаров с помощью ТСД, а затем загружает
    данные в систему. Система самостоятельно обнаружит расхождения, что
    позволит быть уверенным в достоверности этой информации.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector