Кто может подписывать приказы?

Налоговая отчетность

Согласно п. 5 ст. 80 НК РФ налоговую декларацию или расчет может подписать как лично налогоплательщик, так и его представитель, имеющий соответствующий документ, подтверждающий полномочия. О том, что это за документ и как его оформлять, говорится в п. 3 ст. 29 НК РФ: полномочия представителя организации подтверждаются доверенностью, которая оформляется по правилам гражданского законодательства.

Это значит, что «налоговая» доверенность от имени организации выдается в простой письменной форме и не требует нотариального заверения. Но это правило актуально только для организаций. Если «налоговую» доверенность выдает индивидуальный предприниматель, то потребуется привлечение нотариуса, так как для налоговых целей предприниматели приравнены к физическим лицам, для которых п. 3 ст.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Данные о доверенности, которая содержит полномочия на подписание декларации или расчета, нужно указать непосредственно на титульном листе декларации (расчета) в специальном поле с приложением к декларации копии доверенности. Обратите внимание на то, что законодательство не требует заверять эту копию, а также на то, что правило это универсальное и действует при представлении декларации как на бумаге, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Налоговый кодекс разрешает представить копию доверенности по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). Однако на практике сделать это невозможно, так как доверенность — не формализованный документ и просто передать его по ТКС нельзя. На это обращают внимание и сами налоговики. Как указывается в письме ФНС России от 10.08.

Чтобы выполнить требование НК РФ инспекторам пришлось «изобрести» суррогат доверенности специально для целей ТКС: информационное сообщение о доверенности. Это электронный документ, формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика и содержащий данные о реквизитах доверенности. Такое сообщение налоговики хотят получать при представлении декларации по ТКС вместе с каждой декларацией.

Причем в силу п. 1.11 Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по ТКС, утвержденных приказом ФНС России от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@, технически это сообщение нужно направить по ТКС до того, как направлены сами декларации.

В то же время нельзя не отметить, что чуть позже в письме от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@ специалисты ФНС России признали допустимым представление одновременно с налоговой отчетностью электронного образа декларации, дающей право на ее подписание в виде сканированной копии бумажного вида доверенности с усиленной квалифицированной электронной подписью.

В связи с электронным документооборотом между налогоплательщиками и ИФНС может иметь место и еще одна доверенность, сведения о которой нужно в обязательном порядке передать налоговикам. Согласно положениям п. 5.1 ст. 23 НК РФ те налогоплательщики, которые по правилам НК РФ обязаны сдавать декларации через ТКС, должны также обеспечить возможность получения от налоговых органов любых налоговых документов в электронной форме по ТКС и направлять инспекторам квитанции о приеме таких документов.

Эту обязанность тоже можно передать по доверенности уполномоченному лицу. Но при этом нужно, во-первых, обеспечить передачу в налоговый орган копии соответствующей доверенности. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента ее оформления. И во-вторых, если полномочия делегированы организации — сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации.

Все эти документы можно передать в инспекцию не только лично, но и по ТКС. И в этом случае законодатели учли технические несостыковки, возникающие при направлении документов по ТКС, о которых мы упоминали ранее. В силу прямого указания в НК РФ данные доверенности направляются по ТКС в виде отсканированных копий, которые нужно заверить усиленной квалифицированной ЭЦП налогоплательщика-доверителя (письмо ФНС России от 07.08.2017 № АС-4-6/15495@).

Напомним, что к кругу обязанных сдавать декларации по ТКС теперь относятся все плательщики НДС вне зависимости от размеров бизнеса и количества сотрудников, а также плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек. Остальные декларации в электронной форме обязаны представлять организации, в которых среднесписочная численность работников более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Как оформить право подписи?

Кто может подписывать приказы?

Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.

Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено).

См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: …издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.

Пример 1

В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором

Пример 2

Делегирование права подписи приказов на постоянной основе

Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

  1. В крупных организациях при большом документообороте генеральный директор может делегировать право подписи всех приказов (но чаще – приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений:
    1. Обычно только гендиректор имеет право подписи приказов на основании устава (см. Пример 1), тогда делегирование этого права иным лицам на постоянной основе оформляется распорядительным документом1 (образец такого документа показан в Примере 2). Предоставление права подписи отдельному лицу может быть оформлено «индивидуальным» приказом (как в Примере 2), но возможно составление и другого приказа – отражающего полномочия целого круга руководителей с описанием решаемых ими вопросов и перечнем документов, которые они могут подписывать;
    2. Реже, но все же встречаются случаи, когда распределение права подписи приказов на нескольких должностных лиц фиксируется сразу в уставе организации.
  2. В случае отсутствия генерального директора из-за временной нетрудоспособности, отпуска или командировки исполнение его обязанностей может быть возложено на конкретное должностное лицо на определенный период времени, т.е. на период отсутствия гендиректора:
    1. Встречаются уставы, в которых отражен данный механизм (см. возможную формулировку в Примере 3);
    2. Но чаще в уставах об этом ничего не говорится. Поэтому временное исполнение обязанностей отсутствующего гендиректора оформляют приказом. Его можно издать под конкретный случай (Пример 4) или делегировать полномочия гендиректора автоматически при каждом отсутствии гендиректора (Пример 5).

Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью. К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Предлагаем ознакомиться  Какие документы нужны для восстановления срока принятия наследства

Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 – делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом.

Пример 3

Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора

На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:

  • нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
  • приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
  • документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).

Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае – это заместитель генерального директора.

Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

  • приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
  • если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
  • документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.
Пример 4

Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя

Пример 5

Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе

Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли. Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.

Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей – процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…

Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).

Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).

Пример 6

Подпись генерального директора на приказе

Пример 6

Подпись исполняющего обязанности гендиректора

Пример 7

Подпись исполняющего обязанности гендиректора

Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись», который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.

Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?

И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:

  • указать должность и ее расшифровку, как у гендиректора, и постараться подделать его личный росчерк или поставить оставшуюся в офисе факсимиле (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 2003 и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержат требование о том, чтобы реквизит «подпись» включал в себя личную подпись. А она может быть собственноручной, электронной или факсимильной. Ставить ли факсимиле на приказ, решать Вам. Отметим только, что использование факсимиле в организации должно быть предусмотрено органзационно-распорядительными документами, и уж если вы решите поставить факсимиле на приказ, то оцените все риски, которым подвергается ваша организация в случае необходимости доказывать правомерность такого документа в суде. Кстати, если подписывается документ, направляемый в стороннюю организацию, то для его юридической силы должно быть оформлено еще и соглашение сторон о допустимости подписания таких документов при помощи факсимиле);
  • изменяют подписанта, при этом ставят косую черту, предлог «за» или знакомое нам сокращение «и.о.» перед наименованием должности гендиректора Иванова, далее другое лицо (например, Комаров) ставит свой личный росчерк и указывает свои инициалы с фамилией (см. Примеры 8 и 9). Любой из этих вариантов будет неправильным в случае отсутствия полномочий у других лиц подписывать документы вместо генерального директора.
Пример 8

Предлагаем ознакомиться  Регистрация права собственности на земельный участок

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Пример 9

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Пример 10

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Пример 11

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Три правила для доверенности

Общие правила оформления доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ и являются универсальными — они применяются как для доверенностей, выдаваемых в рамках ГК РФ и НК РФ, так и при оформлении доверенностей на подписание кадровой и бухгалтерской документации.

Правило первое

Доверенность от имени организации выдается в простой письменной форме, то есть, как мы уже сказали, не требует удостоверения у нотариуса. Однако имеются исключения: компании нужно обратиться к нотариусу, если доверенность выдается для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости.

Правило второе

Форма доверенности на законодательном уровне не утверждена. Поэтому при необходимости фирма сама может разработать образцы используемых доверенностей либо каждый раз оформлять этот документ в произвольной форме. Обратите внимание: разработанные «под себя» образцы доверенности не нужно утверждать каким-либо внутренним распорядительным документом, так как доверенность не является первичным учетным документом (ведь никаких хозяйственных операций она сама по себе не оформляет, а лишь дает право конкретному лицу подписать тот или иной документ).

Правило третье

В доверенности обязательно нужно указать дату выдачи и проставить подпись руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Кроме того, в доверенности надо указать данные организации-доверителя (организационно-правовая форма, наименование, ОГРН и ИНН) и уполномоченного лица (полностью фамилию, имя и отчество, дату и место рождения, место жительства, а также данные паспорта — серию, номер, дату выдачи, наименование и номер подразделения, выдавшего документ).

Обратите внимание, что ни срок доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами. Поэтому доверенность будет действительна и без этих данных. И наоборот, их включение в текст доверенности вовсе не сделает ее недействительной.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Доверенность, в которой не указан срок действия, сохраняет свою силу один год с момента выдачи. Если необходимо выдать доверенность на иной срок (больший или меньший), его нужно прямо внести в текст доверенности. При этом никаких ограничений (минимальных или максимальных) по сроку, на который выдается доверенность, законодательство не устанавливает.

Единственное, о чем нужно помнить: срок нельзя устанавливать путем указания на событие, которое может и не наступить (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66). Проще говоря, нельзя выдать доверенность со сроком «до подписания договора купли-продажи», так как наступление этого события зависит от воли сторон договора, а значит, может и не случиться.

В пункте 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц. Никаких ограничений в части того, кто именно вправе выступать в качестве «иного уполномоченного лица» и чью подпись заменяет его автограф, НК РФ не устанавливает.

А раз так, то и в документе, дающем право подписи, нужно прямо указать, какую именно подпись вправе проставлять уполномоченное лицо: руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Понятно, что это правило действительно для ситуации, когда полномочием наделяется лицо, не занимающее должность главбуха.

Ведь главбуху не требуется каких-то дополнительных полномочий для простановки подписи на счете-фактуре за самого себя. Так что если главному бухгалтеру делегируется право подписи счета-фактуры за руководителя, то оформляется соответствующий документ на право простановки подписи от лица руководителя.

Есть особенности и в части документального подтверждения права подписи счета-фактуры. В том же п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, что таким документом может быть не только доверенность, но и приказ по организации, что позволяет оперативно передавать право подписи счетов-фактур — издавая, внося изменения или отменяя соответствующие приказы по организации.

Кто подпишет первичку

Правила подписания первичных бухгалтерских документов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете). В этой норме сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления. Понятно, что передать право подписи лица, совершившего операцию, невозможно.

А вот что касается ответственного лица — давайте разбираться. Сам Закон о бухучете о возможности передать право такой подписи иным лицам не говорит ни слова. Зато норма, косвенно разрешающая такую передачу, имеется в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Предлагаем ознакомиться  Какая сумма в краже являеться особо крупным размером

Кто может подписывать приказы?

Таким образом, для того чтобы сделать лицо ответственным за правильность оформления той или иной хозяйственной операции, нужно всего лишь включить его в соответствующий перечень, утвержденный руководителем организации. И это лицо получит законное право подписывать первичку. Без каких-либо дополнительных документов (доверенности, приказа и т.п.). Этот же порядок действует и в отношении права подписи денежных и расчетных документов.

На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи таких документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Законодательство не содержит каких-то ограничений по кругу лиц, которых можно включить в соответствующие перечни, наделив правом подписи первички. Однако при включении в такой список того или иного должностного лица нужно учитывать следующий момент.

Согласно п. 4 ст. 9 Закона о бухучете формы первичных документов утверждаются организацией самостоятельно. Но на практике в большинстве случаев компании предпочитают «не изобретать велосипед», а используют ранее действовавшие унифицированные формы учетной первичной документации. Однако в некоторых случаях реквизиты этих форм не соответствуют перечням лиц, имеющих право ставить на них свою подпись.

Таких ситуаций нужно избегать, обязательно проверяя техническую возможность заполнения лицом, внесенным в перечень, соответствующих форм первичных документов. И при необходимости вносить изменения в утвержденные формы первичных документов, делая реквизиты с подписью более гибкими. Так, в приведенном выше примере реквизит «Подпись главного бухгалтера» нужно заменить на «Подпись уполномоченного лица» либо на «Подпись главного бухгалтера или иного уполномоченного лица».

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Более того, мы рекомендуем сделать подобные послабления во всех применяемых организацией формах, даже тех, которые по действующим в компании правилам должны подписываться исключительно директором или главбухом. Ведь не исключены ситуации, когда такую первичку нужно будет срочно подписать, а указанное в форме лицо временно отсутствует (переговоры, командировка, болезнь и т.п.).

Кадровым документам двойное внимание

Рассмотрим правила передачи руководителем права подписи на кадровых документах. Эти отношения регулируются уже Трудовым кодексом, который, прямо предусматривая саму возможность делегирования права подписи, к сожалению, не содержит положений, регламентирующих порядок такой передачи. Неясно, ни какие документы требуется оформить для наделения правом подписи, ни как именно их составлять.

В статье 20 ТК РФ указано, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться в том числе уполномоченными лицами работодателя. При этом отмечается, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

Таким образом, из указанных норм ТК РФ можно сделать следующие выводы. Во-первых, руководитель может передать право подписи кадровых документов, включая трудовые договоры. Во-вторых, порядок оформления полномочий нужно зафиксировать в учредительных документах и локальных нормативных актах. И в-третьих, полномочия лица, наделенного правом подписи, должны подтверждаться специальным документом-основанием.

Еще чуть большую конкретизацию находим в п. 12 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В нем уточняется, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами организации либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. То есть получается, что документом-основанием, дающим право проставлять свою подпись под кадровыми документами, может быть и трудовой договор.

Таким образом, для передачи права на подписание кадровых документов нужно:

  • предусмотреть порядок передачи в учредительных документах компании или в локальном акте организации (к примеру, приказе или положении);

  • внести указание на это правомочие в трудовой договор с уполномоченным лицом.

А нужна ли доверенность для подписания кадровых документов? Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве мы не найдем. Формально оснований для выдачи доверенности на проставление подписи в кадровых документах не имеется. Ведь в ТК РФ про доверенность нет ни слова. А применить положения ГК РФ по аналогии нельзя, так как в силу ст. 5 ТК РФ Гражданский кодекс не входит в перечень нормативных актов, регулирующих трудовые отношения.

Не поможет в ответе на этот вопрос и изучение форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) при описании порядка оформления приказа о приеме на работу (Форма № Т-1) прямо говорится, что завизировать его вправе уполномоченное лицо.

Какой из всего этого можно сделать вывод? Оформление доверенности в простой письменной форме не занимает много времени и не требует от компании затрачивать какие-то значительные ресурсы. А значит, дабы полностью защититься от возможных претензий, рекомендуем в дополнение к приказу и пункту в трудовом договоре оформить также и доверенность на право подписания от имени организации кадровой документации.

Доверенность в этом случае оформляется по правилам ГК РФ. Ведь иного порядка оформления доверенности законодательством не установлено в принципе. Уполномоченное лицо, подписывая кадровые документы, представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами ГК РФ.

Подписание договоров

Порядок делегирования права подписи на договорах, заключаемых от имени компании, в полной мере подчиняется правилам Гражданского кодекса (ведь договоры являются гражданско-правовыми сделками). А значит, для передачи права подписать договор от имени организации достаточно оформить на уполномоченное лицо соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Правила оформления доверенности мы уже приводили выше. Отметим лишь, что уполномочить таким образом на подписание ГПД от имени компании можно любое лицо — как физическое (являющееся сотрудником компании-доверителя или не состоящее с ней в каких-либо отношениях), так и юридическое.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector